Décrocher un créneau sur Prenot@mi est une course de quelques secondes, et celui qui arrive préparé a l’avantage. Ce guide explique, dans l’ordre où les choses se passent, ce qu’il faut faire avant, pendant et après l’ouverture des créneaux. Il vaut pour n’importe quel consulat et n’importe quel service.

Avant de commencer : ce guide a été écrit pour ceux qui vont tout faire manuellement. Si vous utilisez Windows, GrabMyTurn s’occupe seul d’une bonne partie des étapes ci-dessous (remplissage du formulaire, choix du service et du jour, finalisation de la prise de rendez-vous, navigation plus rapide et gestion des erreurs) et c’est le chemin le plus pratique. Si vous ne pouvez pas l’installer (par exemple parce que vous n’utilisez pas Windows), suivez ce guide : il rassemble tout ce qu’on peut faire sans l’application.

Aucun conseil ne garantit le créneau, car le nombre d’horaires ouverts dépend du consulat. Ce que vous contrôlez, c’est votre préparation, et elle pèse plus qu’on ne le croit.

Avant tout : une bonne connexion

La connexion pèse plus qu’on ne le croit, surtout pour ceux qui n’utilisent pas GrabMyTurn, qui rend la navigation beaucoup plus rapide. Sans lui, votre connexion Internet fait toute la différence :

  • Utilisez un bon fournisseur d’accès. Ce qui compte, ce n’est pas seulement le débit, mais la stabilité de la connexion.
  • N’utilisez pas de VPN. Il ajoute un détour sur le chemin vers le portail et dégrade généralement le temps de réponse.
  • Fermez tous les autres onglets et sites, ainsi que les téléchargements, la musique et tout programme qui utilise Internet.
  • Vérifiez que l’ordinateur ne met rien à jour tout seul (Windows, navigateur, applications).

Préparez-vous avant l’heure

Toute cette préparation prend environ 30 minutes et doit être faite une trentaine de minutes avant l’ouverture des créneaux. Elle comprend quatre choses :

  1. Allégez vos fichiers.
  2. Montez un « aide-mémoire » avec les chemins des fichiers et les données du formulaire.
  3. Configurez le navigateur.
  4. Préparez GrabMyOTP, qui vous préviendra quand le code OTP arrivera (voir la sous-section ci-dessous).

Des fichiers PDF légers

Le portail accepte des fichiers jusqu’à 1 Mo, mais cela ne veut pas dire que vous devez utiliser cette taille. Les fichiers lourds mettent du temps à être envoyés, précisément quand chaque seconde compte. Compressez les PDF avec un outil en ligne, comme iLovePDF, jusqu’à la limite où le document reste lisible. Idéalement, entre 100 et 300 Ko, le plus petit possible.

L’aide-mémoire des fichiers

Beaucoup de gens perdent du temps à naviguer dans les dossiers au moment de joindre un fichier. Évitez cela :

  1. Ouvrez le Bloc-notes et créez un fichier, par exemple aide-memoire.txt.
  2. Sur chaque ligne, écrivez le chemin complet d’un fichier, dans l’ordre où le formulaire le demande :
C:\Users\Votre Nom\Documents\residence.pdf
C:\Users\Votre Nom\Documents\identite.pdf
  1. Pour trouver le chemin, faites un clic droit sur le fichier, choisissez Propriétés et copiez le champ Emplacement, en ajoutant le nom du fichier à la fin.

Laissez ce fichier ouvert à côté du navigateur.

L’aide-mémoire des données

Dans le même fichier, écrivez ligne par ligne les informations que le formulaire va demander, comme l’adresse, le nom de la personne de référence ou des numéros de documents. Chaque service demande des données différentes. Le moment venu, il suffit de copier et coller.

Préparez GrabMyOTP

Même si vous ne souhaitez pas utiliser notre logiciel d’aide à la prise de rendez-vous, GrabMyTurn, il est essentiel d’installer GrabMyOTP. Certains services demandent un code OTP, envoyé par e-mail, pour débloquer la prise de rendez-vous. Passer de la fenêtre du portail à celle de la messagerie pour voir si le code est arrivé vous fait perdre en attention et en secondes précieuses sur le formulaire. GrabMyOTP capture le code dans l’e-mail à votre place et vous prévient sur l’écran du formulaire, pour que vous n’ayez pas à le quitter. Avant l’heure d’ouverture, faites cette préparation :

  1. Ouvrez votre messagerie (le webmail, dans le navigateur de l’ordinateur) et laissez la fenêtre ni agrandie, ni réduite. Elle doit rester ouverte avec une petite partie visible à l’écran.

    Vous ouvrez d’habitude votre messagerie sur le téléphone ? Évitez. En utilisant l’ordinateur et en suivant ces instructions, vous gagnez énormément de temps et vous éliminez le risque d’erreur.

  2. Ouvrez GrabMyOTP et choisissez, dans sa liste, la fenêtre de votre messagerie.

  3. Ouvrez le site Prenot@mi au premier plan. Il couvrira presque tout l’écran, mais doit laisser visible cette petite partie de la messagerie.

  4. Vérifiez le voyant de GrabMyOTP. S’il reste vert, tout va bien. S’il passe au jaune, la messagerie est masquée d’une manière ou d’une autre : ajustez la position des fenêtres jusqu’à retrouver le vert.

Faites ce test sans vous presser, avant l’heure d’ouverture, et revérifiez le voyant quand vous vous installez pour l’heure des créneaux.

Le navigateur

Utilisez le navigateur auquel vous êtes déjà habitué. Entre Chrome et Edge, la différence pratique est minime. N’utilisez pas le téléphone. Ce qui compte vraiment :

  • Désactivez toutes les extensions, y compris les bloqueurs de publicité et les outils de sécurité.
  • Désactivez la traduction automatique. Si le portail est en italien, changez la langue avec l’option de Prenot@mi lui-même, en haut à droite. Ne demandez jamais au navigateur de traduire la page.

Les extensions et la traduction automatique sont des causes connues de l’erreur « Booking Failed » au moment de confirmer.

Un onglet, une fenêtre, un navigateur

N’ouvrez pas plusieurs onglets, plusieurs fenêtres, et n’entrez pas dans le portail avec deux navigateurs en même temps. Le conseil d’ouvrir beaucoup d’onglets et de cliquer dans tous fonctionnait sur l’ancien système, Prenota Online. Sur Prenot@mi, il vous dessert.

La raison tient à une question de file d’attente. Imaginez que le navigateur est un chef de cuisine, que chaque page est une recette et que les connexions avec le portail sont les commis qui vont chercher les ingrédients. Sur l’ancien système, la recette comptait environ 4 ingrédients. Sur Prenot@mi, chaque page a des dizaines d’« ingrédients » (des fichiers à télécharger), et le navigateur ne dispose que d’environ 6 commis par site.

Avec un seul onglet, les 6 commis travaillent pour un seul chef, et la page s’affiche le plus vite possible. Avec un deuxième onglet ouvert, c’est comme mettre un second chef dans la même cuisine : les mêmes 6 commis se mettent à servir les deux, et tous deux attendent plus longtemps. Résultat : la page qui compte vraiment met plus de temps à charger.

Ouvrir le portail dans un autre navigateur ou dans une fenêtre de navigation privée n’y change rien. Vous gagnez plus de commis, mais le serveur limite aussi les connexions par personne et met l’excédent en file d’attente. Le mieux est donc un seul onglet, dans un seul navigateur.

Connectez-vous au bon moment

Ne vous connectez pas trop tôt au portail. D’après notre expérience, la session expire 30 minutes après la connexion, même si vous naviguez, contrairement à la plupart des sites, qui ne se ferment que par inactivité. Connectez-vous entre 10 et 5 minutes avant l’heure d’ouverture des créneaux, ni avant ni après.

Sur l’écran des services : le moment du clic

Il reste environ 5 minutes. GrabMyOTP est au vert, l’aide-mémoire est à côté et Prenot@mi occupe le reste de l’écran. Voici maintenant le point principal : quand cliquer sur « Prenota » (le bouton de réservation du service).

Celui qui arrive le premier au formulaire a plus de chances d’obtenir le créneau. Aujourd’hui, le système répond plus vite qu’autrefois, donc la règle est simple : cliquez un peu avant le changement d’heure. Si les créneaux ouvrent à 16:00, par exemple, cliquez vers 15:59:59. Mais pas trop tôt : cliquer trop tôt vous fait gaspiller l’occasion.

Pour vous repérer, utilisez l’horloge de la petite fenêtre de GrabMyOTP, dans le coin de l’écran, et non l’horloge de l’ordinateur ou du téléphone.

Attention à F5. N’appuyez pas sur F5 sans arrêt. Actualiser plusieurs fois par seconde ralentit le chargement et peut être interprété comme un usage non humain du portail.

Le bouton du service n’est pas encore débloqué ?

Certains consulats ne débloquent pas le bouton du service avant l’heure. Cela vous oblige à actualiser l’écran à l’heure d’ouverture pour pouvoir ensuite seulement cliquer sur le service dont vous avez besoin, et ce retard coûte beaucoup de temps. C’est une situation qui finit par profiter uniquement aux professionnels.

GrabMyTurn affiche tous les services, y compris les cachés, pour que vous ne perdiez pas ce temps énorme. Si vous n’utilisez pas GrabMyTurn et que le bouton de votre service (par exemple passeport, nationalité, visa, etc.) n’est pas disponible pour cliquer, lisez cet article et gagnez beaucoup de temps à cette étape.

Attention à l’heure d’été en Italie

Les créneaux ouvrent à l’heure de Rome. L’Italie change d’heure deux fois par an (le dernier dimanche de mars et le dernier dimanche d’octobre), et tous les pays ne font pas ce changement aux mêmes dates, ni même du tout (le Brésil, par exemple, n’a pas d’heure d’été). L’écart avec l’heure de Rome peut donc varier au cours de l’année. Beaucoup de gens ratent l’ouverture en oubliant ce changement : vérifiez l’heure de Rome avant chaque tentative.

Le formulaire

Vous avez cliqué et le formulaire a commencé à charger. La règle ici est simple : ne cliquez sur rien tant que la page n’a pas fini de s’afficher. En général, c’est seulement après le chargement du champ avec le type de rendez-vous que les autres champs apparaissent.

Si le service exige un OTP, demandez le code dès que vous entrez dans le formulaire, avant de remplir le moindre champ. Ensuite, commencez à remplir et ne vous souciez pas de regarder la fenêtre de la messagerie : quand le code arrive, GrabMyOTP vous prévient sur l’écran même, au bon endroit, et il suffit d’y coller l’OTP.

Tant que le code n’arrive pas, continuez :

  • Utilisez l’aide-mémoire : copiez et collez les données au lieu de les saisir.
  • Dans les champs de date, comme la validité du passeport, n’ouvrez pas le calendrier. Cliquez dans le champ et tapez la date.

Joindre des fichiers sans perdre de temps

Double-cliquez sur la première ligne de l’aide-mémoire pour la sélectionner et appuyez sur Ctrl+C. Cliquez sur le bouton de pièce jointe, ne parcourez pas les dossiers et allez directement au champ « Nom du fichier » de la fenêtre qui s’est ouverte. Appuyez sur Ctrl+V puis sur Entrée. Répétez pour chaque fichier.

Confirmation rapide

Une fois tout rempli, cochez la politique de confidentialité et cliquez sur « Avanti » (le bouton pour continuer). Une petite fenêtre de confirmation apparaît ; vous pouvez la valider avec la barre d’espace, sans bouger la souris. Cela fait gagner entre une demi-seconde et une seconde.

Sans vouloir nous répéter, mais il faut le dire : GrabMyTurn remplit tout le formulaire pour vous, y compris en joignant les fichiers. Ce temps est probablement le plus précieux de tout le parcours.

Service Unavailable

Tôt ou tard, vous verrez ce message, surtout à l’envoi du formulaire : « Service Unavailable ». C’est le moment où le serveur cesse de répondre pendant quelques instants. Cela arrive sur tout le portail et c’est un problème chronique de celui-ci, pas une erreur de votre part.

Quand cela arrive :

  1. Faites un clic droit sur la page et choisissez Actualiser.
  2. Quand le navigateur le demande, confirmez le renvoi du formulaire.
  3. Ne cliquez pas sur « Retour » ni sur rien d’autre.
  4. Si l’erreur réapparaît, attendez quelques secondes et recommencez. Continuez jusqu’à ce que cela passe.

Le pire, c’est quand le problème survient à l’intérieur de la page, sans aucun avertissement. Par exemple : vous attendez que le formulaire charge, vous avez tout rempli, mais vous n’arrivez pas à choisir la couleur des yeux, l’état civil ou n’importe quel autre champ de sélection. Cela arrive parce que, parfois, ces champs échouent à charger et vous ne le savez jamais. Vous attendez indéfiniment.

Pour revenir à la cuisine : c’est comme si un commis du chef était parti en courant chercher du parmesan, avait glissé en chemin, s’était blessé et n’était jamais revenu. Le chef n’a rien vu et continue de l’attendre.

GrabMyTurn dispose d’un mécanisme avancé, développé précisément pour cela : il repère quand l’une de ces réponses n’arrive pas et corrige le problème automatiquement.

Si l’erreur se produit dans la fenêtre principale, nous pouvons même essayer de la résoudre avec F5. Mais quand elle se produit en interne, il n’y a pas grand-chose à faire, parce que nous ne le savons jamais. Dans ce cas, la chance du rendez-vous est perdue.

Le calendrier

Après le formulaire vient le calendrier. Sachez d’avance dans quel mois et, si possible, à quelle date les créneaux seront ouverts. Cherchez les communications d’ouverture sur le site de votre consulat.

  • Créneaux sur un autre mois : dès que le calendrier s’ouvre, avancez vite jusqu’au bon mois et attendez.
  • Créneaux sur le mois en cours : le calendrier charge tout en rouge. Ne changez pas de mois. Attendez que le jour passe au vert et cliquez dessus aussitôt. Si vous connaissez déjà le jour, laissez la souris dessus.

Après avoir cliqué sur le jour, attendez que les horaires apparaissent sur le côté droit et laissez la souris là. Quand ils apparaissent, cliquez sur un horaire, faites défiler l’écran vers le bas et confirmez (là aussi avec la barre d’espace). N’essayez pas de deviner quel horaire va durer le plus longtemps : l’écran que vous voyez est déjà du passé. Cliquez d’instinct.

Certains consulats demandent un autre OTP après le choix de l’horaire. La procédure est la même que pour le formulaire : demandez le code et attendez l’avertissement de GrabMyOTP pour le coller.

Si le serveur renvoie une erreur, suivez ce qui figure dans la section « Service Unavailable », surtout sur le dernier écran.

Après avoir choisi l’horaire, confirmez le rendez-vous avec le bouton en bas de l’écran. Au début, on dirait que le site ne fait rien, mais la confirmation prend du temps. Patientez : ne cliquez sur rien d’autre et n’appuyez pas sur F5.

Si tout s’est bien passé, vous verrez un écran avec la confirmation du rendez-vous. Les mêmes données arriveront par e-mail, mais autant imprimer cet écran en PDF tout de suite.

Attention !

Tout Prenot@mi possède un système pour écarter les robots automatisés. Mais, aussi incroyable que cela paraisse, les principales victimes de cette sécurité ne sont pas les robots : c’est vous, utilisateur ordinaire, qui essayiez de prendre rendez-vous, avez perdu la connexion d’un coup et vous êtes retrouvé avec un compte bloqué. Le fameux « Account Bloccato ».

Si votre compte est bloqué, il peut être débloqué automatiquement après quelques jours, mais cela varie d’un consulat à l’autre. Rendez-vous donc immédiatement sur le site de votre consulat, cherchez l’e-mail du responsable de Prenot@mi et prévenez-le que le compte est bloqué. Il procédera au déblocage. C’est la seule façon de corriger cela : il n’existe aucun moyen de débloquer le compte par vous-même, et il ne sert à rien d’en créer un autre, car, même si vous y parvenez, cela enfreint les conditions d’utilisation de Prenot@mi.

Comment éviter le blocage ?

Il existe plusieurs raisons pour qu’un compte soit bloqué, mais la principale est l’excès de clics ou de F5 sur un court laps de temps. Surtout en attendant l’ouverture des créneaux : marteler F5 sur l’écran des services ou cliquer de façon inutile bloquera probablement votre compte. Faites attention et épargnez-vous ce stress supplémentaire.

Après la prise de rendez-vous

  • Confirmation : certains services exigent que le rendez-vous soit confirmé ensuite, entre 10 et 3 jours avant la date fixée, dans le portail même, sur l’écran des services réservés. Si vous ne confirmez pas, le créneau est annulé et retourne dans le système. Si l’écran final indique déjà « Confirmé », vous n’avez rien à faire.
  • Rappels : mettez la date et le délai de confirmation dans le calendrier de votre téléphone.

Résumé à imprimer

  1. Des PDF légers, entre 100 et 300 Ko. Les fichiers lourds mettent du temps à partir, précisément quand chaque seconde compte. Compressez-les jusqu’à la limite de la lisibilité.
  2. Un aide-mémoire avec les chemins et les données. Un bloc-notes avec le chemin de chaque fichier et les données du formulaire permet de copier et coller au lieu de chercher dans les dossiers et de saisir.
  3. Un navigateur sans extensions et sans traduction automatique. Les deux sont des causes connues de l’erreur « Booking Failed ». Si vous devez changer de langue, utilisez l’option du portail lui-même.
  4. Un onglet, une fenêtre. Chaque onglet supplémentaire partage les rares connexions du navigateur avec le portail et ralentit la page qui compte.
  5. GrabMyOTP prêt. Laissez la messagerie visible dans une fenêtre ni agrandie ni réduite et vérifiez que le voyant est vert. Dans le formulaire, demandez l’OTP dès l’entrée et collez le code quand l’application vous prévient.
  6. Connexion entre 10 et 5 minutes avant l’ouverture. La session expire 30 minutes après la connexion, donc ni avant ni après.
  7. Cliquez un peu avant le changement d’heure (par exemple 15:59:59), en suivant l’horloge de GrabMyOTP. Trop tôt, vous gaspillez l’occasion.
  8. Ne cliquez pas avant la fin du chargement du formulaire. Les champs n’apparaissent qu’après le chargement du type de rendez-vous.
  9. Copier, coller et confirmer avec la barre d’espace. De petits gains d’une demi-seconde s’additionnent tout au long du formulaire.
  10. Connaissez le mois et le jour d’ouverture. Vous irez ainsi droit au but dans le calendrier, sans hésiter.
  11. Après la confirmation, patientez et n’appuyez pas sur F5. Imprimez l’écran de confirmation en PDF et évitez les clics et F5 en excès, pour ne pas voir votre compte bloqué.

Suivre tout cela ne garantit pas le créneau, mais écarte les erreurs qui font le plus perdre les gens. Et si vous le pouvez, laissez le gros du travail à GrabMyTurn, qui remplit, franchit les étapes, accélère la navigation et résout les erreurs tout seul, avec GrabMyOTP.