Ottenere un orario su Prenot@mi è una gara di secondi, e chi arriva preparato ha un vantaggio. Questa guida spiega, nell’ordine in cui le cose accadono, cosa fare prima, durante e dopo l’apertura dei posti. Vale per qualsiasi consolato e qualsiasi servizio.

Prima di iniziare: questa guida è scritta per chi farà tutto manualmente. Se usi Windows, GrabMyTurn si occupa da solo di buona parte dei passaggi qui sotto (compilazione del modulo, scelta del servizio e del giorno, conclusione della prenotazione, navigazione più veloce e gestione degli errori) ed è la strada più pratica. Se non puoi installarlo (per esempio perché non usi Windows), segui questa guida: raccoglie tutto ciò che si può fare senza l’applicazione.

Nessun consiglio garantisce il posto, perché la quantità di orari rilasciati dipende dal consolato. Quello che controlli tu è la tua preparazione, e pesa più di quanto sembri.

Prima di tutto: una buona connessione

La connessione pesa più di quanto sembri, soprattutto per chi non usa GrabMyTurn, che rende la navigazione molto più veloce. Senza, la tua connessione fa tutta la differenza:

  • Usa un buon provider. Conta non solo la velocità, ma la stabilità della connessione.
  • Non usare una VPN. Aggiunge una deviazione nel percorso verso il portale e di solito peggiora i tempi di risposta.
  • Chiudi tutte le altre schede e siti, oltre a download, musica e qualsiasi programma che usi internet.
  • Verifica che il computer non stia aggiornando nulla da solo (Windows, browser, applicazioni).

Preparati prima dell’orario

Tutta questa preparazione richiede circa 30 minuti e va fatta circa 30 minuti prima dell’apertura dei posti. Sono quattro cose:

  1. Alleggerisci i file.
  2. Prepara un “promemoria” con i percorsi dei file e i dati del modulo.
  3. Configura il browser.
  4. Prepara GrabMyOTP, che ti avviserà quando arriva il codice OTP (vedi la sottosezione qui sotto).

File PDF leggeri

Il portale accetta file fino a 1 MB, ma questo non significa che tu debba usare quella dimensione. I file pesanti impiegano tempo a caricarsi proprio quando ogni secondo conta. Comprimi i PDF con uno strumento online, come iLovePDF, fino al limite in cui il documento resta leggibile. L’ideale è tra 100 e 300 KB, il più piccolo possibile.

Il promemoria dei file

Molte persone perdono tempo a navigare tra le cartelle al momento di allegare. Evitalo:

  1. Apri il Blocco note e crea un file, per esempio promemoria.txt.
  2. In ogni riga scrivi il percorso completo di un file, nell’ordine in cui lo chiede il modulo:
C:\Users\Tuo Nome\Documenti\residenza.pdf
C:\Users\Tuo Nome\Documenti\identita.pdf
  1. Per scoprire il percorso, clicca sul file con il tasto destro, scegli Proprietà e copia il campo Posizione, aggiungendo in fondo il nome del file.

Lascia il file aperto accanto al browser.

Il promemoria dei dati

Nello stesso file, scrivi riga per riga le informazioni che il modulo chiederà, come indirizzo, nome del familiare di riferimento o numero dei documenti. Ogni servizio chiede dati diversi. Al momento ti basta copiare e incollare.

Prepara GrabMyOTP

Anche se non vuoi usare il nostro software assistente per la prenotazione, GrabMyTurn, è essenziale installare GrabMyOTP. Alcuni servizi chiedono un codice OTP, inviato per e-mail, per sbloccare la prenotazione. Passare dalla finestra del portale a quella della posta per vedere se il codice è arrivato ti fa perdere attenzione e secondi preziosi sul modulo. GrabMyOTP cattura il codice dall’e-mail al posto tuo e ti avvisa nella schermata del modulo, così non devi lasciarla. Prima dell’orario di apertura, fai questa preparazione:

  1. Apri la tua e-mail (la webmail, nel browser del computer) e lascia la finestra né massimizzata né ridotta a icona. Deve restare aperta e con una piccola parte visibile a schermo.

    Di solito apri la posta dallo smartphone? Evitalo. Usando il computer e seguendo queste istruzioni, guadagni un sacco di tempo ed elimini il rischio di errore.

  2. Apri GrabMyOTP e scegli, nel suo elenco, la finestra della tua e-mail.

  3. Apri il sito di Prenot@mi davanti. Coprirà quasi tutto lo schermo, ma deve lasciare in vista quella piccola parte della posta.

  4. Controlla l’indicatore di GrabMyOTP. Se resta verde, è tutto a posto. Se diventa giallo, l’e-mail è stata coperta in qualche modo: sistema la posizione delle finestre finché non torna verde.

Fai questa prova con calma, prima dell’orario di apertura, e ripeti il controllo dell’indicatore quando ti organizzi per l’ora dei posti.

Il browser

Usa il browser a cui sei già abituato. Tra Chrome ed Edge la differenza pratica è minima. Non usare lo smartphone. Quello che conta davvero:

  • Disattiva tutte le estensioni, compresi i blocchi pubblicitari e gli strumenti di sicurezza.
  • Disattiva la traduzione automatica. Se il portale è nella lingua sbagliata, cambia la lingua con l’opzione di Prenot@mi stesso, in alto a destra. Non chiedere mai al browser di tradurre la pagina.

Estensioni e traduzione automatica sono cause note dell’errore “Booking Failed” al momento di confermare.

Una scheda, una finestra, un browser

Non aprire più schede, più finestre né entrare nel portale da due browser contemporaneamente. Il consiglio di aprire molte schede e cliccare in tutte funzionava nel vecchio sistema, Prenota Online. Su Prenot@mi è controproducente.

Il motivo è una questione di coda. Immagina che il browser sia uno chef, che ogni pagina sia una ricetta e che le connessioni con il portale siano gli aiutanti che vanno a prendere gli ingredienti. Nel vecchio sistema la ricetta aveva circa 4 ingredienti. Su Prenot@mi ogni pagina ha decine di “ingredienti” (file da scaricare) e il browser dispone di circa 6 aiutanti per sito.

Con una sola scheda, i 6 aiutanti lavorano per un solo chef e la pagina compare il più in fretta possibile. Con una seconda scheda aperta è come mettere un secondo chef nella stessa cucina: gli stessi 6 aiutanti iniziano a servire entrambi e tutti e due aspettano di più. Il risultato è che la pagina che conta davvero impiega di più a caricarsi.

Aprire il portale in un altro browser o in una finestra in incognito non risolve. Ottieni più aiutanti, ma anche il server limita le connessioni per persona e mette l’eccedenza in coda. Per questo la cosa migliore è una scheda, in un solo browser.

Accedi al momento giusto

Non entrare nel portale troppo presto. Per la nostra esperienza, la sessione scade 30 minuti dopo l’accesso, anche se stai navigando, a differenza della maggior parte dei siti, che chiude solo per inattività. Fai l’accesso tra 10 e 5 minuti prima dell’orario di apertura dei posti, né prima né dopo.

Nella schermata dei servizi: il momento del clic

Mancano circa 5 minuti. GrabMyOTP è verde, il promemoria accanto e Prenot@mi occupa il resto dello schermo. Ora arriva il punto principale: quando cliccare su “Prenota”.

Chi arriva per primo al modulo ha più probabilità di ottenere il posto. Oggi il sistema risponde più in fretta che in passato, quindi la regola è semplice: clicca poco prima dello scoccare dell’orario. Se i posti aprono alle 16:00, per esempio, clicca verso le 15:59:59. Ma non troppo prima: cliccare troppo presto ti fa sprecare l’occasione.

Per orientarti, usa l’orologio della finestrella di GrabMyOTP, nell’angolo dello schermo, e non l’orologio del computer o dello smartphone.

Attenzione a F5. Non premere F5 di continuo. Aggiornare più volte al secondo rallenta il caricamento e può essere interpretato come uso non umano del portale.

Il pulsante del servizio non è ancora attivo?

Alcuni consolati non attivano il pulsante del servizio prima dell’orario. Questo ti obbliga ad aggiornare la schermata al momento dell’apertura per poi cliccare sul servizio che ti serve, e quel ritardo costa molto tempo. È una situazione che finisce per favorire solo i professionisti.

GrabMyTurn mostra tutti i servizi, anche quelli nascosti, così non perdi questo tempo enorme. Se non usi GrabMyTurn e il pulsante del tuo servizio (per esempio passaporto, cittadinanza, visto, ecc.) non è disponibile per il clic, leggi questo articolo e risparmia molto tempo in questa fase.

Attenzione all’ora legale in Italia

I posti aprono all’ora di Roma. L’Italia cambia l’orologio due volte l’anno (l’ultima domenica di marzo e l’ultima domenica di ottobre) e il Brasile non ha l’ora legale. Per questo la differenza tra i due paesi alterna tra 4 ore (inverno europeo) e 5 ore (estate europea). Molte persone perdono l’apertura perché dimenticano questo cambio, quindi controlla l’ora di Roma prima di ogni tentativo.

Il modulo

Hai cliccato e il modulo ha iniziato a caricarsi. La regola qui è semplice: non cliccare su nulla finché la pagina non ha finito di comparire. In genere i campi restanti compaiono solo dopo che si è caricato il campo con il tipo di prenotazione.

Se il servizio richiede l’OTP, richiedi il codice appena entri nel modulo, prima di compilare qualsiasi campo. Poi inizia a compilare e non preoccuparti di guardare la finestra della posta: quando il codice arriva, GrabMyOTP ti avvisa nella schermata stessa, nel campo giusto, e ti basta incollare l’OTP lì.

Finché il codice non arriva, vai avanti:

  • Usa il promemoria: copia e incolla i dati invece di scriverli.
  • Nei campi data, come la scadenza del passaporto, non aprire il calendario. Clicca nel campo e scrivi la data.

Allegare file senza perdere tempo

Fai doppio clic sulla prima riga del promemoria per selezionarla e premi Ctrl+C. Clicca sul pulsante per allegare, non navigare tra le cartelle e vai direttamente al campo “Nome file” della finestra che si è aperta. Premi Ctrl+V e Invio. Ripeti per ogni file.

Conferma rapida

Dopo aver compilato tutto, spunta l’informativa sulla privacy e clicca su Avanti. Compare una finestrella di conferma, che puoi confermare con la barra spaziatrice, senza muovere il mouse. Questo fa guadagnare da mezzo secondo a un secondo.

Senza voler sembrare ripetitivi, ma dobbiamo dirlo: GrabMyTurn compila tutto il modulo per te, allegando anche i file. Probabilmente è il tempo più prezioso di tutto il percorso.

Service Unavailable

Prima o poi vedrai questo messaggio, soprattutto al momento di inviare il modulo: “Service Unavailable”. È il momento in cui il server smette di rispondere per qualche istante. Succede in tutto il portale ed è un problema cronico del portale, non un tuo errore.

Quando succede:

  1. Clicca con il tasto destro sulla pagina e scegli Ricarica.
  2. Quando il browser lo chiede, conferma il reinvio del modulo.
  3. Non cliccare su “Indietro” né su nient’altro.
  4. Se l’errore compare di nuovo, aspetta qualche secondo e ripeti. Continua a provare finché non passa.

Il peggio è quando il problema succede dentro la pagina, senza alcun avviso. Per esempio: stai aspettando che il modulo si carichi, hai già compilato tutto, ma non riesci a scegliere il colore degli occhi, lo stato civile o qualsiasi altro campo di selezione. Succede perché a volte questi campi non riescono a caricarsi e non lo sai mai. Resti ad aspettare per sempre.

Tornando alla cucina: è come se un aiutante dello chef fosse corso a prendere altro parmigiano, fosse scivolato lungo la strada, si fosse fatto male e non fosse mai tornato. Lo chef non ha visto nulla e continua ad aspettarlo.

GrabMyTurn ha un meccanismo avanzato, sviluppato proprio per questo: si accorge quando una di queste risposte non arriva e corregge il problema automaticamente.

Se l’errore avviene nella finestra principale, possiamo anche provare a risolverlo con F5. Ma quando avviene internamente, c’è poco da fare, perché non lo veniamo mai a sapere. In quel caso l’occasione della prenotazione va sprecata.

Il calendario

Dopo il modulo arriva il calendario. Sappi in anticipo in che mese e, se possibile, in che giorno i posti verranno rilasciati. Cerca gli avvisi di apertura sul sito del tuo consolato.

  • Posti in un altro mese: appena il calendario si apre, vai veloce fino al mese giusto e aspetta.
  • Posti nel mese corrente: il calendario si carica tutto in rosso. Non cambiare mese. Aspetta che il giorno diventi verde e cliccaci subito. Se conosci già il giorno, tieni il mouse sopra.

Dopo aver cliccato sul giorno, aspetta che gli orari compaiano sul lato destro e tieni lì il mouse. Quando compaiono, clicca su un orario, scorri la schermata verso il basso e conferma (anche con la barra spaziatrice). Non cercare di indovinare quale orario durerà di più: la schermata che vedi è già passato. Clicca d’istinto.

Alcuni consolati chiedono un altro OTP dopo la scelta dell’orario. La procedura è la stessa del modulo: richiedi il codice e aspetta l’avviso di GrabMyOTP per incollarlo.

Se il server restituisce un errore, segui quanto indicato nella sezione “Service Unavailable”, soprattutto nell’ultima schermata.

Dopo aver scelto l’orario, conferma la prenotazione con il pulsante in fondo alla schermata. All’inizio sembra che il sito non faccia nulla, ma la conferma richiede tempo. Aspetta: non cliccare su nient’altro e non premere F5.

Se tutto è andato bene, vedrai una schermata con la conferma della prenotazione. Gli stessi dati arriveranno per e-mail, ma vale la pena stampare subito quella schermata in PDF.

Attenzione!

Tutto Prenot@mi ha un sistema per evitare i robot automatici. Solo che, per quanto incredibile, le maggiori vittime di questa sicurezza non sono i robot, ma tu, utente comune, che stavi cercando di prenotare, hai perso la connessione all’improvviso e hai avuto l’account bloccato. Il famoso “Account Bloccato”.

Se il tuo account viene bloccato, può essere sbloccato automaticamente dopo alcuni giorni, ma questo varia da consolato a consolato. Per questo vai subito sul sito del tuo consolato, cerca l’e-mail del responsabile di Prenot@mi e segnala che l’account è stato bloccato. Provvederanno allo sblocco. È l’unico modo per risolvere: non esiste un modo per sbloccare l’account da soli e non serve nemmeno crearne un altro, perché, anche se ci riesci, viola i termini di utilizzo di Prenot@mi.

Come evitare il blocco?

Ci sono vari motivi per cui un account viene bloccato, ma il principale è l’eccesso di clic o di F5 in un breve lasso di tempo. Soprattutto mentre aspetti l’apertura dei posti: continuare a premere F5 nella schermata dei Servizi o cliccare inutilmente probabilmente bloccherà il tuo account. Fai attenzione ed evita anche questo stress.

Dopo la prenotazione

  • Conferma: alcuni servizi richiedono che la prenotazione venga confermata dopo, tra 10 e 3 giorni prima della data fissata, all’interno del portale stesso, nella schermata dei servizi prenotati. Se non confermi, il posto viene annullato e torna nel sistema. Se la schermata finale dice già “Confermato”, non devi fare nulla.
  • Promemoria: metti la data e la scadenza della conferma nel calendario dello smartphone.

Riepilogo da stampare

  1. PDF leggeri, tra 100 e 300 KB. I file pesanti impiegano tempo a caricarsi proprio quando ogni secondo conta. Comprimili fino al limite della leggibilità.
  2. Promemoria con percorsi e dati. Un blocco note con il percorso di ogni file e i dati del modulo permette di copiare e incollare invece di cercare cartelle e scrivere.
  3. Browser senza estensioni e senza traduzione automatica. Entrambe sono cause note dell’errore “Booking Failed”. Se devi cambiare lingua, usa l’opzione del portale stesso.
  4. Una scheda, una finestra. Ogni scheda in più divide le poche connessioni del browser con il portale e rallenta la pagina che conta.
  5. GrabMyOTP pronto. Lascia l’e-mail visibile in una finestra né massimizzata né ridotta a icona e controlla che l’indicatore sia verde. Nel modulo, richiedi l’OTP appena entri e incolla il codice quando l’applicazione avvisa.
  6. Accesso tra 10 e 5 minuti prima dell’apertura. La sessione scade 30 minuti dopo l’accesso, quindi né prima né dopo.
  7. Clicca poco prima dello scoccare dell’orario (per esempio 15:59:59), seguendo l’orologio di GrabMyOTP. Molto prima, sprechi l’occasione.
  8. Non cliccare prima che il modulo abbia finito di caricarsi. I campi compaiono solo dopo che il tipo di prenotazione si è caricato.
  9. Copiare, incollare e confermare con la barra spaziatrice. Piccoli guadagni di mezzo secondo si sommano lungo il modulo.
  10. Conosci il mese e il giorno di apertura. Così vai dritto al punto nel calendario, senza esitare.
  11. Dopo aver confermato, aspetta e non premere F5. Stampa la schermata di conferma in PDF ed evita clic e F5 in eccesso, per non farti bloccare l’account.

Seguire tutto questo non garantisce il posto, ma toglie di mezzo gli errori che fanno perdere più persone. E, se puoi, lascia il lavoro pesante a GrabMyTurn, che compila, fa avanzare le fasi, accelera la navigazione e risolve gli errori da solo, insieme a GrabMyOTP.